Создание Электронного каталога
Информация о кратком описании архивного документа, его месте нахождения в архивном хранилище содержится, обычно, в описях, инвентарных книгах или карточках каталога.
Создание Электронного каталога архива даст возможность объединить данные о единице хранения из различных фондовых книг и картотек в единую базу данных, создать удобную поисковую систему, содержащую информацию о структуре и содержании фондов.
Число запросов на получение информации из архива всегда растет.
Время поиска документов велико.
Бумажные описания фондов архива подвержены быстрому физическому износу.
Требуется оперативный поиск архивных документов и распространение информации о фондах архива.
Этапы создания Электронного каталога:
Создание информационно-поисковой системы на основе базы данных введенных записей.
Создание Имиджинг-системы
Работы по построению Электронного каталога могут выполняться и сдаваться Заказчику поэтапно. При ограниченном финансировании результатом первого этапа может быть Имиджинг - передача Заказчику структурированного массива электронных образов документов со специально разработанной поисково-просмотровой оболочкой. Такая Имиджинг-система, установленная в архиве, сразу позволит Вам ощутить преимущества электронного каталога и предохранить массив бумажных документов от физического износа. Электронный имиджинговый каталог позволяет быстро находить графический образ нужной каталожной карточки, страницы описи или инвентарной книги.
Глубокая ретроконверсия по всем значимым полям и создание полноценной базы данных описаний фондов могут быть сделаны по желанию Заказчика в любое удобное время, повторного сканирования уже не потребуется. Также, первым этапом ретроконверсии может быть неполная обработка, с сохранением изображений документов в передаваемой Вам базе данных.